Máy in hóa đơn và máy tính tiền là hai công cụ không thể thiếu khi bắt đầu kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong thời đại số hóa, bạn có nhiều tùy chọn để lựa chọn loại máy in hóa đơn hoặc phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Mỗi loại máy và phần mềm này đều có cách cài đặt và sử dụng riêng biệt. Dưới đây sẽ là tất tần tật về cách in bill trên máy tính chắc chắn bạn sẽ cần.

1. Cách in bill trên máy tính và kết nối máy

Để kết nối máy tính với máy in bill, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần cắm dây cáp USB vào cổng USB của máy tính và cổng USB của máy in bill để tạo một liên kết giữa hai thiết bị.
• Bước 2: Tiếp theo, hãy bật máy in bill và chờ đợi cho đến khi nó hoàn tất quá trình khởi động.
• Bước 3: Truy cập vào trang web của nhà sản xuất máy in bill và tìm kiếm phần “Support” hoặc “Drivers & Downloads” để tải về các driver cần thiết cho máy in. Lựa chọn đúng phiên bản driver tương ứng với máy in của bạn.
• Bước 4: Sau khi tải về driver, hãy cài đặt chúng bằng cách giải nén tệp tin driver đã tải về và chạy file setup. Theo dõi hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt.
• Bước 5: Trong quá trình cài đặt driver, bạn sẽ được yêu cầu chọn địa chỉ kết nối USB. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng cổng USB mà bạn đã kết nối ở Bước 1.
• Bước 6: Sau khi cài đặt driver xong, bạn cần mở phần mềm in hóa đơn hoặc ứng dụng tương tự và cấu hình các thông số in như tên máy in, định dạng giấy in, đường dẫn lưu trữ file in, và các thiết lập khác theo yêu cầu của bạn.
• Bước 7: Cuối cùng, để đảm bảo kết nối đã hoạt động ổn định, hãy kiểm tra bằng cách in thử một hóa đơn hoặc biên lai.

Sau khi bạn đã hoàn tất tất cả các bước này, máy tính của bạn sẽ đã kết nối thành công với máy in bill và sẵn sàng để in hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng.

2. Các phần mềm in bill trên máy tính phổ biến

Một số phần mềm in bill được đánh giá cao về tính năng và hiệu quả sử dụng bao gồm:

• Bkav eHoadon: Được phát triển bởi BKAV Corporation, phần mềm này là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp cần hỗ trợ trong việc quản lý và in hóa đơn. Với nhiều tính năng mạnh mẽ như tạo hóa đơn, lưu trữ dữ liệu hóa đơn, cũng như khả năng kết nối với máy in bill và máy POS, Bkav eHoadon đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp.
• HT POS: Được phát triển bởi công ty HT SOFT, đây là một giải pháp toàn diện cho quản lý bán hàng và in bill. Với tính năng đa dạng bao gồm quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, in hóa đơn, in phiếu xuất nhập, tính tiền và tạo báo cáo doanh thu, HT POS giúp doanh nghiệp tự tin trong việc quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày.
• BiT POS: Đặc biệt dành cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực F&B (Food and Beverage), phần mềm BiT POS là một công cụ đắc lực cho việc quản lý bán hàng. Với tính năng quản lý menu, chọn món, tính tiền, in hóa đơn, quản lý kho và tạo báo cáo, BiT POS đáp ứng đặc thù của ngành nghề này.

3. Tạo mẫu bill trên máy tính

Để tạo mẫu bill trên máy tính, bạn có thể tuân theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Bạn cần tìm và lựa chọn phần mềm phù hợp để tạo mẫu hóa đơn trên máy tính. Có nhiều tùy chọn phần mềm khác nhau dành cho mục đích này, bao gồm Microsoft Excel, Word, hoặc các phần mềm đặc biệt thiết kế cho việc tạo hóa đơn.
• Bước 2: Sau khi bạn đã tải và cài đặt phần mềm, bạn có thể chọn sử dụng mẫu hóa đơn sẵn có hoặc tự thiết kế một mẫu mới dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn.
• Bước 3: Nếu bạn quyết định sử dụng mẫu hóa đơn sẵn có, bạn chỉ cần điền các thông tin cần thiết vào các ô trống đã được thiết lập trước. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự thiết kế, bạn có thể tùy chỉnh font chữ, màu sắc, thêm logo của công ty, và xác định bố cục cho mẫu hóa đơn của mình để nó phản ánh đồng nhất với hình ảnh thương hiệu của bạn.
• Bước 4: Khi bạn đã hoàn thành thiết kế mẫu hóa đơn theo ý muốn, hãy lưu lại nó trên máy tính của bạn. Mẫu này sau đó có thể sử dụng cho việc phát hành hóa đơn trong các giao dịch kinh doanh của bạn.

4. Cách chỉnh sửa thông tin hóa đơn trên máy tính

Để chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn trên máy tính, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Khởi động phần mềm đã được sử dụng để tạo hóa đơn trên máy tính của bạn.
• Bước 2: Tìm và chọn hóa đơn mà bạn muốn thay đổi thông tin.
• Bước 3: Sử dụng chuột để nhấp vào phần thông tin cần sửa đổi trên hóa đơn, ví dụ như tên, địa chỉ, mã số thuế, sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá trị…
• Bước 4: Thực hiện sửa đổi bằng cách cung cấp thông tin mới và chính xác, tuân theo mọi quy định liên quan.
• Bước 5: Khi bạn đã hoàn thành việc chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn, bạn có thể in lại hóa đơn hoặc lưu nó trên máy tính của bạn để tiện lợi cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.

Lưu ý rằng, thông tin bill trên máy tính phải chứa đầy đủ thông tin về người bán và người mua hàng, bao gồm giá trị, số lượng, thuế, phí và các chi tiết khác để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam.